Zakelijk gedrag

ESRS G1 – Zakelijk gedrag

Materiële impacts, risico's en kansen en de wisselwerking daarvan met strategie en businessmodel

Zakelijk gedrag en bedrijfscultuur

Een sterke bedrijfscultuur en ethisch gedrag zijn fundamenteel voor ons succes en vormen zowel een risico als een kans op korte termijn doorheen onze hele waardeketen. Een slechte bedrijfscultuur kan schadelijk zijn voor onze reputatie, het behouden en aantrekken van talent en de relaties met belanghebbenden. Om dit risico te beperken en kansen te maximaliseren, blijven we ervoor zorgen dat onze Gedragscode zo goed mogelijk wordt nageleefd door een ethische, patiëntgerichte bedrijfscultuur te bevorderen en door gerichte training, leiderschapscoaching en het verankeren van kernwaarden in onze dagelijkse activiteiten.

Klokkenluiderbeleid

Het handhaven van een robuust klokkenluidersbeleid is essentieel voor het beheersen van compliance risico’s in onze waardeketen. Op de korte termijn kan niet-naleving van de EU-richtlijn inzake klokkenluidersbescherming of soortgelijke wetgeving leiden tot financiële boetes en reputatieschade. Om dit aan te pakken hebben we een duidelijk Speak-Up beleid geïmplementeerd om klokkenluiders te beschermen en naleving van de regelgeving te waarborgen. We controleren en herzien deze processen ook regelmatig om de transparantie en integriteit in alle activiteiten te handhaven.

Beheer van relaties met leveranciers

Effectief beheer van de relaties met leveranciers is essentieel om de continuïteit van onze activiteiten te waarborgen en ethische praktijken in onze waardeketen te garanderen. Op korte termijn kunnen verstoringen in de toeleveringsketen de ontwikkeling van medicijnen vertragen en het niet naleven van ethische normen kan ons blootstellen aan handhavingsacties die onze licentie om te werken kunnen beïnvloeden. Om deze risico’s te beperken, terwijl we ons leveranciersnetwerk uitbreiden, voeren we strenge leveranciersbeoordelingen uit en nemen we clausules voor anti-omkopings- en anti-corruptie op in onze contracten. Deze acties zijn erop gericht om een veerkrachtige, transparante en compliant toeleveringsketen op te bouwen die onze visie om baanbrekende medicijnen te leveren ondersteunt.

G1-1 – Beleid ten aanzien van zakelijk gedrag en bedrijfscultuur

We hebben een Gedragscode opgesteld waarin de overkoepelende verwachtingen ten aanzien van zakelijk gedrag voor alle werknemers en mensen die namens Galapagos werken, zijn vastgelegd. De Gedragscode wordt opgesteld en gecontroleerd door het Hoofd Compliance & Ethics. Deze persoon rapporteert aan de General Counsel, die lid is van het Directiecomité. De Raad van Bestuur van Galapagos keurt de Gedragscode goed. Meer informatie over onze Gedragscode kan geraadpleegd worden in het Corporate Governance-deel van dit rapport.

De principes van de Code zijn gericht op:

• Patiënten als onze belangrijkste overweging bij het nemen van beslissingen
• Ethisch, eerlijk en transparant handelen
• Verantwoordelijke burgers zijn
• Problemen aanpakken die zich kunnen voordoen
• Intimidatie of discriminerend gedrag niet tolereren
• Voldoen aan het UN Global Compact
• Onszelf verantwoordelijk houden

De Gedragscode verwijst naar onze Gedragscode voor Leveranciers, waarin onze verwachtingen voor het gedrag van onze verkopers en leveranciers worden beschreven.

De gedragscode houdt rekening met de specifieke behoeften van de sector waarin wij actief zijn en houdt rekening met verschillende belanghebbenden, zoals patiënten en zorgverleners. Gezien de wettelijke verplichtingen die gepaard gaan met de omgang met deze belanghebbenden, beschouwen wij deze als een cruciaal aspect van haar bedrijfsvoering.

De Gedragscode en de Gedragscode voor Leveranciers zijn te vinden op onze bedrijfswebsite. Leveranciers en andere belanghebbenden worden op de hoogte gesteld van de Gedragscode en deze kan indien nodig worden opgenomen in juridische overeenkomsten.

Naast de Gedragscode hebben wij een streng nalevingsprogramma opgesteld dat is gebaseerd op richtlijnen en normen door middel van beleidslijnen, normen en procedures. Dit programma omvat:

• Een Speak-Up beleid (Speak-Up Policy) dat voorziet in mechanismen voor werknemers en derden om zorgen te uiten met betrekking tot zakelijk gedrag in lijn met de EU-richtlijn Klokkenluiden (zie gedetailleerde beschrijving hieronder).
• Een anti-omkopings- en anti-corruptiebeleid (Anti-Bribery & Anti-Corruption Policy) die alle vormen van omkoping tijdens het zakendoen met Galapagos verbiedt.
• Richtlijn over het identificeren en bekendmaken van persoonlijke belangen (Guidance on Identifying and Declaring Personal Interests) die richtlijnen geeft over het voorkomen van bepaalde situaties waarin een persoonlijk belang een rol speelt en die regels vaststelt voor het identificeren, bekendmaken en omgaan met potentiële risico’s die zich kunnen voordoen in bepaalde (specifieke) situaties met persoonlijke belangen.
• Een inkoopbeleid (Procurement Policy) waarin wordt beschreven hoe wij goederen en diensten aankopen op basis van hun type, budget, risico en belang voor de activiteiten.
• Via de Audit Committee Compliant Procedures Policy kunnen klachten worden ingediend over (1) boekhouding, interne boekhoudcontroles of auditaangelegenheden, met inbegrip van de vertrouwelijke, anonieme indiening door werknemers van zorgen over twijfelachtige boekhoud- of auditaangelegenheden, of (2) mogelijke overtredingen van toepasselijke wetgeving, met inbegrip van de relevante federale effectenwetten en alle regels en voorschriften in het kader daarvan, of de U.S. Foreign Corrupt Practices Act.

Ons Speak-Up-beleid bevat een anti-vergeldingsprincipe. Om een cultuur te stimuleren waarin mensen hun stem durven laten horen en zorgen of schendingen effectief durven te melden, zorgen wij voor bescherming tegen vergelding door een anti-vergeldingsprincipe toe te passen. Wij willen degenen die hun stem verheffen beschermen. Concreet doen wij aan het voorkomen van en beschermen tegen vergelding door: 

• Altijd proactief handelen (bijv. via analytics tracking en monitoring van salarisverhogingen, bonussen, overplaatsingen, promoties enz);
• In contact blijven (na toestemming) met de melder om de uitkomst te bespreken;
• Alle beschuldigingen van vergelding volledig onderzoeken;
• De juiste disciplinaire maatregelen nemen; en
• Waar mogelijk open zijn over gevallen van vergelding.

Deze maatregelen moeten helpen om vertrouwen in het systeem op te bouwen en anderen aan te moedigen zich te melden. Daarnaast wordt de nodige (periodieke) training gegeven aan nieuwe en huidige personeelsleden.

Het Speak-up beleid beschrijft stappen om incidenten met betrekking tot zakelijk gedrag snel en objectief te onderzoeken. Incidenten worden geregistreerd en bijgehouden met behulp van een onafhankelijk rapportageplatform dat ook dienstdoet als casemanagementsysteem. Wij hebben een duidelijk proces voor het melden van zorgen en neemt alle meldingen serieus. Voor gegronde of gedeeltelijk gegronde zorgen over de naleving worden corrigerende en preventieve maatregelen genomen in samenwerking met de relevante functies. Wij houden ook toezicht op de activiteiten in de toeleveringsketen en zal trachten eventuele problemen op verantwoorde wijze op te lossen. De algemene onderzoeksprincipes van het Speak-Up-beleid zijn:

• Vertrouwelijkheid
• Objectiviteit
• Tijdigheid
• Consistentie
• Integriteit
• Documentatie
• Transparantie

Waar toegestaan kan het mogelijk zijn om zorgen anoniem te melden. Er wordt ook beschreven hoe escalatie en rapportage moeten plaatsvinden, en hoe en of een plan tegen represailles moet worden geïmplementeerd.

Wij hebben robuuste systemen geïmplementeerd die ervoor zorgen dat alle werknemers de juiste training krijgen die relevant is voor hun individuele functie. Dit is een verplicht onderdeel van de inwerkperiode voor nieuwe werknemers.

G1-2 – Beheer van relaties met leveranciers

Onze standaard aanbeveling voor betalingstermijnen zoals beschreven in ons inkoopbeleid voor gewone leveranciers is 45 dagen. Voor leveranciers in de gezondheidszorg is onze betalingstermijn 30 dagen. Voor overheidsinstanties, personeelsverzekeringen en patiënten hanteren we 0 dagen i.o. onmiddellijke betaling. Om late betalingen te voorkomen, maken we gebruik van een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) met een geïntegreerd factuursysteem en factuurverwerking. Er bestaan enkele afwijkingen en uitzonderingen op dit beleid, maar we doen ons uiterste best om deze voorwaarden te handhaven.

Ons selectieproces voor leveranciers omvat een risicobeoordelingsproces voor derden waarmee we risico’s (waaronder kwaliteit, IT-beveiliging, naleving en ethiek, gegevensprivacy en duurzaamheid) in verband met de benoeming van leveranciers proactief kunnen identificeren en beperken. We hebben een Gedragscode voor Leveranciers waarin staat aan welke verwachtingen onze leveranciers moeten voldoen. Deze is ontwikkeld en de uitrol is gestart in 2024 en zal doorgaan tot in 2025 en daarna.

Maatstaven en doelen:

G1-6 – Betalingspraktijken

We gebruiken een ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) met een geïntegreerd systeem voor de verwerking van facturen. In 2024 betaalden we, met uitzondering van de entiteiten die aan Alfasigma werden overgedragen, facturen gemiddeld binnen 28 dagen na de begindatum van de contractuele of wettelijke termijn, waarbij 83,61% van onze betalingen in overeenstemming waren met de standaardbetalingstermijnen zoals hierboven beschreven. Op 31 december 2024 hadden we geen juridische procedures lopen voor laattijdige betalingen.